Упутство за модерирање онлајн конференције

2979

Ово упутство треба да посматрате као tips&tricks и надамо се да ће вам бити од користи.

Избор платформе преко које ће ићи онлајн догађај је на вама – Zoom, Webex, Teams или нешто четврто.

Број људи који вам је потребан у екипи за реализацију live догађаја је најмање троје. Једна особа модерира програм, друга прати да ли је технички све ок (пушта презентације у случају да презентер има неких проблема или не успева да пусти своју презентацију, прати кашњење звука на другом монитору где догађај прати као гледалац и сл.) и трећа особа која прати  Q&A део и која доставља одабрана питања модератору ( најчешће преко viber групе направљене за овај догађај) који онда то питање поставља презентеру. Ако вам је конференција конципирана тако да се програм одвија у више „соба“ истовремено онда је за сваку „собу“ потребно обезбедити по троје људи.

Припрема презентера

Техничка проба – Инсистирати на бар једној техничкој проби са сваким учесником без обзира да ли се ради о искусном или неискусном презентеру/панелисти. Ма колико ви били вешти потпуно је другачија ситуација када крене догађај и све треба да иде глатко. Симулација самог догађаја где су укључени сви из организације и модератор је обавезна.

Микрофон и камера –  Јасно предочити сваком презентеру да уколико не жели не мора да укључи камеру. Уколико панелиста планира да пусти звук из презентације (system sound) проверите током генералне пробе да ли се тај звук чује директно са рачунара или преко звучника (једино је први случај технички исправан). Уколико презентер/панелиста користи неки други уређај за слушање конференције, пре него што приступи соби обавезно треба да искључи звучник на том другом уређају због микрофоније.

Слушалице – Било би добро да презентер има handsfree слушалице или слушалице са микрофоном.

Композиција – Једно добро правило ( којим се лепо дефинише и растојање од камере) је да вам очи буду на линији горње трећине екрана, али тако да вам горњи део главе ( рачунајући и косу) не буде ван кадра. Тестирајте позицију своје камере пре самог догађаја. Не желите да камера буде превише далеко или превише близу или да исече пола лица.

Угашен микрофон и камера – Сваки презентер/панелиста када приступа соби треба то да уради са угашеним микрофоном и камером како би се избегло да се у ливе програму чује позадински звук из стана или нешто друго. Ако приступите соби са укљученим микрофоном и кажете нешто типа „Да ли се чујемо?“ то ће отићи у програм.

Гашење свих других апликација – Угасите све друге апликације на рачунару пре него што се укључите у програм јер сваки mail/slack порука/порука на  Facebook-u/viber/whats up/Skype ће се чути у програму.

Viber групе – Како би се између организатора и презентера/панелиста одвијала комуникација пожељно је да направите viber или неку групу само за вашу сесију. Та група служи за оперативну комуникацију да се јавите да сте ту и да је све технички ок, да вам техничко лице каже сада можете поделити презентацију, да модератор може да добија питања публике које ће након излагања прочитати у програму и сл. Ово посебно важи када имате 10 плус презентера у једној сесији. Молим вас немојте ове viber групе користити за дописивање са другим презентерима јер то отежава праћење порука организаторима и модератору.

Дељење презентације – Ово вероватно зависи од платформе до платформе, али свакако немојте своју презентацију делити пре него што модератор крене да вас најављује јер ако то урадите раније док је још у току презентација говорника пре вас, постоји могућност да ћете ту особу избацити из програма и да ће се ваша презентација појавити у ливе програму.

Гашење микрофона и камере – По завршетку излагања и након што вам се модератор захвали и крене да најављује следећег говорника обавезно искључите камеру и микрофон.

Светло – Уколико је договор да презентер упали камеру током свог излагања потребно је да пре тога обезбеди довољно светла. Камери на рачунару/телефону је потребно доста светла. Идеално је да светло буде вештачко (јер ћете пробу можда имати током дана а наступ током ноћи). Једино решење је да вам сијалица буде уперена директно у лице (ово није баш најпријатније али се испоставља да је сасвим пригодно решење за кућно снимање). Пазите да се не опечете.

Вода – Особа која учествује у програму обавезно треба да има чашу воде поред себе.

Позадина – Идеално је да позадина буде што једноставнија (једнобојна). Покушајте да зид иза вас буде довољно далеко, тако да не бацате сопствену сенку на њега. Уколико имате неке ствари иза себе које ће се видети у кадру проверите пре догађаја шта ће се све видети у кадру. Можда неке ствари из свог стана не желите да делите са публиком која прати догађај.

Гардероба – Трудите се да носите једнобојну одећу која није исте боје као зид иза вас. Ваш видео ће често бити смањен, када презентација покрива већи део екрана, или ће бити у лошијој резолуцији зависно од тога какав је коме интернет проток. У овим случајевима карирани и пругасти дезени ће „треперети“. Не претерујте са сређивањем. Сви знамо да се укључујемо од куће те нема потребе да имате сако и кравату или пуно накита и коктел хаљину на себи.    Сасвим је довољно да будете у кошуљи или некој мајици коју бисте иначе носили на посао.

Без панике – Уколико током презентације интернет конекција ослаби, звук почне да сецка или нешто слично, модератор ће вас вероватно искључити и наставити даље са догађајем. Ово није ништа страшно и сви су свесни да овакве ствари могу да се десе, зато без панике.    Уколико остане времена, техничка подршка ће у договору са модератором вас поново укључити на крају програма да одржите своју презентацију. У случају да вам се ово деси а да сте панелиста, једноставно панел ће морати да се настави без вас, а на модератору је да за тај сценарио буде спреман.

Припрема модератора 

Техничка проба – Модератор са свим презентерима треба да има бар једну техничку пробу на којој ће симулирати цео догађај оним редоследом како је наведено у агенди догађаја. Уколико конференција траје 4 сата није потребно да проба траје 4 сата али је важно да се модератор и презентер синхронизују по питању најаве и одјаве и времена за питање и одговоре.

Питања публике – Техничка подршка модератору доставља питања публике уколико их има. Модератор свакако за сваког презентера треба да има спремно бар једно питање у случају да нико из публике не пита ништа а да је догађај тако конципиран да сваки презентер одговори на бар једно питање. У случају панела, модератор панелистима раније доставља неки оквир питања и редослед којим ће их постављати. Имајте у виду да уколико модерирате панел са својим панелистима треба да се договорите да не упадају једни другима у реч већ да сачекају да им поставите питање, а да ако желе да се надовежу на нешто што је претходни панелиста рекао то ураде кроз одговор онда када им дате реч.

Технички проблеми – У случају да током програма дође до техничких проблема, презентеру/панелисти почне са сецка интернет или се потпуно изгуби, модератор наставља даље да програмом. Можете сачекати 10 до 15 секунди да видите да ли ће се веза поново успоставити али иза тога идете даље. У случају панела, панел ћете морати да наставите без тог панелисте тако да имајте увек спремно више питања него што је планирано да поставите.

Камера и слушалице – С обзиром да ви водите програм у случају панела вама су камера и слушалице стално укључене иако ви нисте стално у програму. У случају да водите програм у коме презентер прича а ви га само најављујете и одјављујете није потребно да вам камера и слушалице буду стално укључене. Пар секунди пре него што презентер заврши укључите се поново камером и звуком како бисте могли да поставите питање презентеру, одјавите га и најавите следећег.

Праћење агенде – Ви сте ти који морате да пратите агенду. Одређене платформе имају ограничење колико програм може да иде уживо након чега се аутоматски гасе. Ако видите да презентери или панелисти пробијају термин у viber групу коју сте овом приликом направили скрените пажњу преосталим презентерима да морају да буду бржи како би сви стигли да презентују.

Праћење Q&А дела – Не покушавајте. Зато имате техничку подршку из организације која ће вам слати пробрана питања публике. Није могуће да концентрисано водите програм, пратите шта панелисти или презентери причају и читате у chat-у шта пише публика. Покушајте само да пратите viber групу коју сте направили а где су сви презентери/панелисти и техничка подршка.

Гледајте у камеру – Покушајте да гледате у камеру када се обраћате. Ово није најприроднија ствар посебно ако на монитору видите друге људе као што је то случај ако водите неки панел где су свима укључене камере, али покушајте да не гледате негде са стране јер то не изгледа најсрећније у програму.

Вода – Обавезно поред себе имајте воду јер када програм крене тешко да ћете моћи да се одвојите од рачунара а грло ће вам се временом осушити.

Срећно.

Катарина Анђелковић,
Фондација Петља