Ovo uputstvo treba da posmatrate kao tips&tricks i nadamo se da će vam biti od koristi.
Izbor platforme preko koje će ići onlajn događaj je na vama – Zoom, Webex, Teams ili nešto četvrto.
Broj ljudi koji vam je potreban u ekipi za realizaciju live događaja je najmanje troje. Jedna osoba moderira program, druga prati da li je tehnički sve ok (pušta prezentacije u slučaju da prezenter ima nekih problema ili ne uspeva da pusti svoju prezentaciju, prati kašnjenje zvuka na drugom monitoru gde događaj prati kao gledalac i sl.) i treća osoba koja prati Q&A deo i koja dostavlja odabrana pitanja moderatoru ( najčešće preko viber grupe napravljene za ovaj događaj) koji onda to pitanje postavlja prezenteru. Ako vam je konferencija koncipirana tako da se program odvija u više „soba“ istovremeno onda je za svaku „sobu“ potrebno obezbediti po troje ljudi.
Priprema prezentera
Tehnička proba – Insistirati na bar jednoj tehničkoj probi sa svakim učesnikom bez obzira da li se radi o iskusnom ili neiskusnom prezenteru/panelisti. Ma koliko vi bili vešti potpuno je drugačija situacija kada krene događaj i sve treba da ide glatko. Simulacija samog događaja gde su uključeni svi iz organizacije i moderator je obavezna.
Mikrofon i kamera – Jasno predočiti svakom prezenteru da ukoliko ne želi ne mora da uključi kameru. Ukoliko panelista planira da pusti zvuk iz prezentacije (system sound) proverite tokom generalne probe da li se taj zvuk čuje direktno sa računara ili preko zvučnika (jedino je prvi slučaj tehnički ispravan). Ukoliko prezenter/panelista koristi neki drugi uređaj za slušanje konferencije, pre nego što pristupi sobi obavezno treba da isključi zvučnik na tom drugom uređaju zbog mikrofonije.
Slušalice – Bilo bi dobro da prezenter ima handsfree slušalice ili slušalice sa mikrofonom.
Kompozicija – Jedno dobro pravilo ( kojim se lepo definiše i rastojanje od kamere) je da vam oči budu na liniji gornje trećine ekrana, ali tako da vam gornji deo glave ( računajući i kosu) ne bude van kadra. Testirajte poziciju svoje kamere pre samog događaja. Ne želite da kamera bude previše daleko ili previše blizu ili da iseče pola lica.
Ugašen mikrofon i kamera – Svaki prezenter/panelista kada pristupa sobi treba to da uradi sa ugašenim mikrofonom i kamerom kako bi se izbeglo da se u live programu čuje pozadinski zvuk iz stana ili nešto drugo. Ako pristupite sobi sa uključenim mikrofonom i kažete nešto tipa „Da li se čujemo?“ to će otići u program.
Gašenje svih drugih aplikacija – Ugasite sve druge aplikacije na računaru pre nego što se uključite u program jer svaki mail/slack poruka/poruka na Facebook-u/viber/whats up/Skype će se čuti u programu.
Viber grupe – Kako bi se između organizatora i prezentera/panelista odvijala komunikacija poželjno je da napravite viber ili neku grupu samo za vašu sesiju. Ta grupa služi za operativnu komunikaciju da se javite da ste tu i da je sve tehnički ok, da vam tehničko lice kaže sada možete podeliti prezentaciju, da moderator može da dobija pitanja publike koje će nakon izlaganja pročitati u programu i sl. Ovo posebno važi kada imate 10 plus prezentera u jednoj sesiji. Molim vas nemojte ove viber grupe koristiti za dopisivanje sa drugim prezenterima jer to otežava praćenje poruka organizatorima i moderatoru.
Deljenje prezentacije – Ovo verovatno zavisi od platforme do platforme, ali svakako nemojte svoju prezentaciju deliti pre nego što moderator krene da vas najavljuje jer ako to uradite ranije dok je još u toku prezentacija govornika pre vas, postoji mogućnost da ćete tu osobu izbaciti iz programa i da će se vaša prezentacija pojaviti u live programu.
Gašenje mikrofona i kamere – Po završetku izlaganja i nakon što vam se moderator zahvali i krene da najavljuje sledećeg govornika obavezno isključite kameru i mikrofon.
Svetlo – Ukoliko je dogovor da prezenter upali kameru tokom svog izlaganja potrebno je da pre toga obezbedi dovoljno svetla. Kameri na računaru/telefonu je potrebno dosta svetla. Idealno je da svetlo bude veštačko (jer ćete probu možda imati tokom dana a nastup tokom noći). Jedino rešenje je da vam sijalica bude uperena direktno u lice (ovo nije baš najprijatnije ali se ispostavlja da je sasvim prigodno rešenje za kućno snimanje). Pazite da se ne opečete.
Voda – Osoba koja učestvuje u programu obavezno treba da ima čašu vode pored sebe.
Pozadina – Idealno je da pozadina bude što jednostavnija (jednobojna). Pokušajte da zid iza vas bude dovoljno daleko, tako da ne bacate sopstvenu senku na njega. Ukoliko imate neke stvari iza sebe koje će se videti u kadru proverite pre događaja šta će se sve videti u kadru. Možda neke stvari iz svog stana ne želite da delite sa publikom koja prati događaj.
Garderoba – Trudite se da nosite jednobojnu odeću koja nije iste boje kao zid iza vas. Vaš video će često biti smanjen, kada prezentacija pokriva veći deo ekrana, ili će biti u lošijoj rezoluciji zavisno od toga kakav je kome internet protok. U ovim slučajevima karirani i prugasti dezeni će „trepereti“. Ne preterujte sa sređivanjem. Svi znamo da se uključujemo od kuće te nema potrebe da imate sako i kravatu ili puno nakita i koktel haljinu na sebi. Sasvim je dovoljno da budete u košulji ili nekoj majici koju biste inače nosili na posao.
Bez panike – Ukoliko tokom prezentacije internet konekcija oslabi, zvuk počne da secka ili nešto slično, moderator će vas verovatno isključiti i nastaviti dalje sa događajem. Ovo nije ništa strašno i svi su svesni da ovakve stvari mogu da se dese, zato bez panike. Ukoliko ostane vremena, tehnička podrška će u dogovoru sa moderatorom vas ponovo uključiti na kraju programa da održite svoju prezentaciju. U slučaju da vam se ovo desi a da ste panelista, jednostavno panel će morati da se nastavi bez vas, a na moderatoru je da za taj scenario bude spreman.
Priprema moderatora
Tehnička proba – Moderator sa svim prezenterima treba da ima bar jednu tehničku probu na kojoj će simulirati ceo događaj onim redosledom kako je navedeno u agendi događaja. Ukoliko konferencija traje 4 sata nije potrebno da proba traje 4 sata ali je važno da se moderator i prezenter sinhronizuju po pitanju najave i odjave i vremena za pitanje i odgovore.
Pitanja publike – Tehnička podrška moderatoru dostavlja pitanja publike ukoliko ih ima. Moderator svakako za svakog prezentera treba da ima spremno bar jedno pitanje u slučaju da niko iz publike ne pita ništa a da je događaj tako koncipiran da svaki prezenter odgovori na bar jedno pitanje. U slučaju panela, moderator panelistima ranije dostavlja neki okvir pitanja i redosled kojim će ih postavljati. Imajte u vidu da ukoliko moderirate panel sa svojim panelistima treba da se dogovorite da ne upadaju jedni drugima u reč već da sačekaju da im postavite pitanje, a da ako žele da se nadovežu na nešto što je prethodni panelista rekao to urade kroz odgovor onda kada im date reč.
Tehnički problemi – U slučaju da tokom programa dođe do tehničkih problema, prezenteru/panelisti počne sa secka internet ili se potpuno izgubi, moderator nastavlja dalje da programom. Možete sačekati 10 do 15 sekundi da vidite da li će se veza ponovo uspostaviti ali iza toga idete dalje. U slučaju panela, panel ćete morati da nastavite bez tog paneliste tako da imajte uvek spremno više pitanja nego što je planirano da postavite.
Kamera i slušalice – S obzirom da vi vodite program u slučaju panela vama su kamera i slušalice stalno uključene iako vi niste stalno u programu. U slučaju da vodite program u kome prezenter priča a vi ga samo najavljujete i odjavljujete nije potrebno da vam kamera i slušalice budu stalno uključene. Par sekundi pre nego što prezenter završi uključite se ponovo kamerom i zvukom kako biste mogli da postavite pitanje prezenteru, odjavite ga i najavite sledećeg.
Praćenje agende – Vi ste ti koji morate da pratite agendu. Određene platforme imaju ograničenje koliko program može da ide uživo nakon čega se automatski gase. Ako vidite da prezenteri ili panelisti probijaju termin u viber grupu koju ste ovom prilikom napravili skrenite pažnju preostalim prezenterima da moraju da budu brži kako bi svi stigli da prezentuju.
Praćenje Q&A dela – Ne pokušavajte. Zato imate tehničku podršku iz organizacije koja će vam slati probrana pitanja publike. Nije moguće da koncentrisano vodite program, pratite šta panelisti ili prezenteri pričaju i čitate u chat-u šta piše publika. Pokušajte samo da pratite viber grupu koju ste napravili a gde su svi prezenteri/panelisti i tehnička podrška.
Gledajte u kameru – Pokušajte da gledate u kameru kada se obraćate. Ovo nije najprirodnija stvar posebno ako na monitoru vidite druge ljude kao što je to slučaj ako vodite neki panel gde su svima uključene kamere, ali pokušajte da ne gledate negde sa strane jer to ne izgleda najsrećnije u programu.
Voda – Obavezno pored sebe imajte vodu jer kada program krene teško da ćete moći da se odvojite od računara a grlo će vam se vremenom osušiti.
Srećno.
Katarina Anđelković,
Fondacija Petlja
